Tactieken in communicatie
Dit is voorlopig het laatste artikel in een serie over mogelijkheden om invloed uit te oefenen via communicatie en gedrag. De kunst van het invloed uitoefenen behelst nu eenmaal meer dan alleen een mening vormen!
In het vorige artikel belichtten we de kracht van enthousiasme. Dit artikel gaat over tactieken in communicatie. Want soms kom je niet verder met ‘duwen’ of ‘trekken’.
Wegbewegen
Als je merkt dat je niet goed bent voorbereid, als de ander je overvleugelt, als de spanning te hoog oploopt, de emoties toeslaan, je de controle kwijt raakt, kan het verstandig zijn om weg te bewegen. Kom je er later op terug dan noemen wij dat afstand nemen. Dat kan effectief zijn. Laat je het echter onderwerp volledig los dan ontwijk je en oefen je geen invloed meer uit. Dat is dus een ineffectieve manier van afstand nemen.
Afstand nemen
Afstand nemen is nodig op momenten dat je geen mogelijkheden meer ziet om effectief invloed uit te oefenen. Dit kan komen doordat je kwaad wordt op de ander, jij je gekrenkt voelt, doordat je onder (tijds-) druk gezet wordt of doordat je niet meer weet welk gedrag je kunt inzetten om vorderingen te maken. Soms geeft het jou of de OR een gevoel van machteloosheid.
Afstand nemen kan een vermindering van spanning en conflict tot gevolg hebben. De intentie en het moment waarop je daadwerkelijk terug zult komen op het onderwerp, dienen dan wel duidelijk aangegeven te worden. Zo kan afstand nemen tot gevolg hebben dat moeilijke kwesties beter aangepakt of besproken worden.
Het is dus een tactiek met de bewuste bedoeling om ergens op terug te komen. Maar: je moet wel een duidelijke afspraak daarvoor maken en er werkelijk terugkomen. Want anders wordt het een vorm van ontwijken: het erbij laten zitten. De ander voelt er geen consequenties van, of sterker nog, voelt de ruimte om door te gaan op de ingeslagen weg.
Verschiet eens van kleur aan in het overleg
Voorbeeld uit de praktijk
De bestuurder komt vlak voor de Overlegvergadering met een adviesaanvraag, met het verzoek het snel af te handelen. ‘Anders houdt de OR de besluitvorming op’. Wanneer de OR hier geen paal en perk aan stelt en ‘omwille van de goede verhoudingen’ en ‘in het belang van de organisatie’ toch snel advies uitbrengt, is de kans groot dat een volgende keer dit patroon zich zal herhalen.
Hoe neem je als OR effectief afstand?
Houd rekening met het volgende:
- Besluit om te beginnen bewust afstand te nemen. Doorgaans zal de voorzitter of de woordvoerder van de OR dat doen. Bereid in ieder geval voor dat het een mogelijkheid is.
- Kies een vorm van afstand nemen die past bij de situatie. Is een korte pauze voldoende? Heb je een ruime bedenktijd nodig? Kun jij met deze gesprekspartner spreken over de wijze van communiceren? Is humor gepast?
- Laat je niet verleiden om weer terug de inhoud van het gesprek in te gaan, voordat het afstand nemen een positieve uitwerking heeft gehad. Met andere woorden: eerst een afspraak over de korte pauze / de ruimere bedenktijd / het spreken over de wijze van communiceren e.d.
Maak het duidelijk in hoe je communiceert
Afstand nemen komt beter over voor je gesprekspartner door te veranderen van stijl van communiceren.
- Stel dat je in een verzandende discussie bent beland (zie ons artikel over effectief overtuigen), neem dan bijvoorbeeld duidelijk positie in (zie artikel) als stijl voor afstand nemen: ‘Ik kap deze discussie af’;
- Of doe het via uitnodigende communicatie (zie artikel): ‘Ik merk dat we in kringetjes om elkaar heen draaien, hoe komen we hier uit?’
- Verander hierbij ook van lichaamshouding: kies een passende lichaamshouding bij de gekozen stijl voor afstand nemen. Gebruik een gebaar dat dit ondersteunt. Schuif bijvoorbeeld de te bespreken adviesaanvraag die voor ligt opzij. Alleen al zo’n duidelijk gebaar kan het gewenste effect hebben.
- Benoem het feit dat jij afstand neemt in bewoordingen die bij de situatie/relatie passen. Er zijn allerlei alternatieven denkbaar: ‘We nemen even een break.’; ‘Even los van dit gespreksonderwerp…’.
- Je kunt het afstand nemen benoemen in termen van voordelen voor de ander. Kondig bijvoorbeeld jullie goede intenties aan: ‘Wij willen de problemen op de werkvloer echt helpen oplossen, maar dan hebben wij van jou nodig dat je heldere antwoorden geeft op onze vragen.’
Ga het niet uit de weg
We noemen het ontwijken als je conflicten uit de weg wil gaan. Het is een ineffectieve manier. Ontwijken maakt het bijna onmogelijk echte geschillen bij te leggen. Bureaucratische procedures en verwijzen naar voorschriften zijn ontwijkende manieren, wanneer ze gebruikt worden als alternatief voor persoonlijk contact en confrontatie. Dat geldt ook voor stemmen en het creëren van ingewikkelde besluitvormingsprocessen.
Effectieve vormen van afstand nemen
Afstand nemen is dus een tactiek: een bedoelde actie tegen improductiviteit of negativiteit. Het doel is om vervolgens productief verder te kunnen. In de praktijk van de OR zijn er diverse vormen om effectief afstand te nemen.
- zoeken naar punten van overeenstemming tussen uiteenlopende standpunten;
- streven naar compromissen die beide partijen kunnen aanvaarden en steunen;
- op juiste momenten schorsingen voorstellen, vooral bij sterke tegenstellingen tussen personen en bij conflicten;
- voorstellen ergens op terug te komen (met als onuitgesproken doel als OR een (nieuwe) actie in te kunnen zetten, zoals informatie verzamelen, anderen betrekken enz.);
- het gebruik van humor om spanning even te ontladen (om kort erna de draad weer op te kunnen pakken);
- de samenwerking / relatie bespreken: ‘Zo willen wij toch niet met elkaar omgaan?’.
Tips voor effectief afstand nemen in de OR
- kondig aan dat de OR meer tijd wenst om zijn reactie te formuleren; maak dan meteen een afspraak om het gesprek voort te zetten: bijvoorbeeld een extra OV;
- analyseer en bespreek hoe het overleg verloopt als de bestuurder de OR onder druk zet of op een andere manier de inhoudelijke discussie uit de weg gaat; doe dan voorstellen voor een andere manier van het gesprek voeren;
- als de druk oploopt: verander van onderwerp en ga over op een minder bedreigend onderwerp; kom daarna wel terug op het moeilijke onderwerp;
- schors: kort stoppen en dan weer verder gaan is een uitstekende manier om afstand te nemen. Veel OR-en aarzelen om dit te doen, maar in bestuurskringen is het heel gebruikelijk!
De invloedvaardige OR
Dit is het laatste deel van de serie artikelen over invloed uitoefenen via communicatie en gedrag. Vind je het interessant, ben je enthousiast, maar denk je: hoe gaan wij dat als OR-team toepassen? Weet dat ZuidemaPM als geen ander thuis is in deze materie. Wij bieden al vele jaren met veel succes de training ‘De invloedrijke OR’, ook wel ‘De invloedvaardige OR’ genoemd. Deze is gebaseerd op de training Inzicht in Invloed van Bureau Zuidema. Wij hebben dit succesvolle concept vertaald naar de praktijk van de OR. Met specifieke voorbeelden en oefeningen, die aansluiten op de praktijk van de OR. Meer weten? Kijk op de beschrijving van de training of benader ons rechtstreeks om mogelijkheden te verkennen voor jouw OR!
