‘Wij willen een proactieve OR zijn die vroeg betrokken wordt.’
Menig OR-team formuleert in zijn visie een proactieve OR te willen zijn. Geldt dit ook voor jouw OR? En zo ja, wat bedoel je dan? Gaat dat ‘vroeg betrokken’ zijn over de bestuurder (‘hij/zij moet ons vroegtijdig informeren en betrekken’) of over de acties van de OR zelf?
Proactief in de praktijk
Proactief zijn in de praktijk betekent in onze visie niet zozeer dat de bestuurder je vroeg betrekt, maar dat je zelf in beweging komt als daar aanleiding voor is. Wanneer je (pas) in actie komt wanneer de bestuurder jou betrekt, ben je eigenlijk al een reactieve OR. Een proactieve OR kiest zelf zijn moment en geeft ook (ongevraagd) signalen af, doet suggesties aan de bestuurder ‘om mee te nemen’, formuleert een ‘programma van eisen’, etc.
Een praktijkvoorbeeld
De situatie: Een bestuurder doet aankondigingen dat er vérstrekkend moet worden gekeken naar de organisatie en kostenopbouw: “Een ‘herontwerp’ van de organisatie is nodig. De vraag is: wat is echt nodig om goede dienstverlening te kunnen handhaven of verbeteren, wat vraagt dat van de organisatieonderdelen (en mensen) en hoe dat structureel ingepast krijgen binnen de begroting. De opdracht voor het herontwerp wordt binnenkort door de Raad van Bestuur geformuleerd en in opdracht gegeven aan een extern adviseur of adviesbureau in samenwerking met een interne projectgroep, in contact met alle geledingen van de organisatie. Het resultaat moet er tegen half 2015 zijn, zodat de eerste vertaling ervan kan plaatsvinden in de begroting 2016”.
Voorbeelden van het verschil tussen reactief en proactief:
| Reactieve OR | Proactieve OR |
| We vragen wie in de projectgroep zitten. | We geven aan deel te willen nemen aan de projectgroep. |
| We vragen waar de bestuurder denkt de accenten te gaan leggen. | We gaan deelnemen aan de projectgroep. |
| We nemen kennis van wie in de projectgroep zitten. | We gaan in gesprek met leden van de projectgroep. |
| We vragen wanneer er een adviesaanvraag komt. | We gaan in gesprek over wat wij belangrijk vinden bij het herontwerp. |
| We wachten op de adviesaanvraag; daar wordt alles in detail duidelijk en kunnen we reageren. | We gaan aangeven waar wat de OR betreft mogelijkheden en onmogelijkheden liggen voor een herontwerp. |
| We toetsten of er in het uiteindelijke herontwerp met alle belangen goed rekening is gehouden. | We formuleren een ‘programma van eisen’ en slaan paaltjes waar wij vinden dat dat nodig is. |
| We vragen in de OV steeds naar de stand van zaken (vast agendapunt). | We stellen alvast een OR-werkgroep in die zich bezighoudt met het thema en aanbevelingen doet. |
| We vragen naar de inhoud van de adviesopdracht. | We vragen om een adviesaanvraag m.b.t. de adviesopdracht. |
| We worden in de OV steeds op de hoogte gehouden de voortgang. | We vragen goed door wat eisen en uitgangspunten zijn van de bestuurder: wat zijn stellende kaders? We geven dan ook aan wat voor de OR van belang is. |
Anticiperen op wat er speelt
De reactieve OR doet toch niets fout? Hij let goed op en stelt toch steeds de juiste vragen? Nee, hij doet niets fout. Maar het verschil zit hem in het anticiperen op wat je kunt verwachten dat er speelt. Een proactieve OR gaat eerder aan de slag dan dat hij door de bestuurder (formeel) betrokken wordt. Een prettige bijkomstigheid is dat je voor eigen (pro)activiteit niet afhankelijk bent van een ander. Je gaat aan de slag om informatie te verzamelen, in gesprek te gaan met anderen, ‘boodschappen af te geven’ en zaken ‘in de week’ te leggen, standpunten te formuleren.
Ontwikkel een proactieve houding
Proactief zijn is een houding, een manier van werken. Het lukt een individu, en zeker een groep, niet één-twee-drie te veranderen van een reagerende in een proactieve modus. Het vergt onderlinge discussie over de aanpak, soms deskundige begeleiding en wat tijd en flexibiliteit. Maar het draait vooral om daadwerkelijk in actie komen en een assertieve houding. Duidelijk uitspreken wat je wilt: onderling en tegenover je bestuurder en gesprekspartners. Valt dit te leren? Zeker wel. Op zijn minst is het te ontwikkelen. Je moet wel willen. En overtuigd zijn van de zin er van.
Meer weten hoe dit te bereiken? Neem contact op met een van onze adviseurs!
