Hoe druk heb jij het met jouw ondernemingsraad? Hebben jullie in deze ‘dynamische tijden’ voldoende tijd om alle taken goed uit te voeren? Je bent niet de enige, als het niet steeds goed lukt om van alle doelen voldoende werk te maken. Jammer, want daarmee kunnen je kansen om invloed uit te oefenen op een voorgenomen besluit verloren gaan. Hoe kun je als OR meer structuur aanbrengen in het behandelen van een adviesaanvraag of instemmingsverzoek?
Leer adviesaanvragen en instemmingsverzoeken aan te pakken als een project
Door dit op een projectmatige wijze aan te pakken kun je met dezelfde inspanning méér werk verzetten. Werkzaamheden kunnen worden verdeeld over werkgroepen en/of commissies. Een adviesaanvraag of instemmingsverzoek aanpakken als een project vraagt kennis van projectmatig werken en het beheersen van vaardigheden in samenwerken is van essentieel belang.
Kenmerken van een projectmatige aanpak
Een projectmatige aanpak heeft specifieke kenmerken. De belangrijkste op een rij:
- een planmatige werkwijze
- gerichtheid op resultaat (het advies)
- het resultaat is precies omschreven
- de werkwijze concentreert zich op de aanvraag
- het project is eenmalig, gericht op een specifiek thema/instemmingsverzoek.
Regie is nodig
Een project heeft een begin- en een einddatum en is resultaatgericht. Er kunnen meerdere partijen bij betrokken zijn, zoals externe deskundigen. De regie vindt plaats vanuit één plek. Dit kan het dagelijks bestuur zijn of een voorzitter van een commissie. Belangrijk is ook dat er één opdrachtgever is die de projectopdracht formuleert. Dit is niet de bestuurder, die vraagt om een advies. De opdracht voor een projectmatige aanpak komt vanuit de ondernemingsraad zelf. Doorgaans zal dat de voorzitter of secretaris zijn, of het dagelijks bestuur van de OR. Een project kenmerkt zich door een gefaseerde aanpak.
Aan de slag: begin met een projectteam
Afhankelijk van het onderwerp stel je een projectteam samen. Bij deze samenstelling kun je kijken naar de benodigde kennis en vaardigheden. Belangrijk is dat de grootte van de projectgroep past binnen de opdracht. Zorg voor voldoende kennis binnen de projectgroep, maar ook over voldoende verschillende vaardigheden. De kwaliteit van het advies en het succes van het project hangt af van de juiste samenstelling van het projectteam. Je kunt bij de samenstelling gebruikmaken van verschillende teamrollen, zoals bijvoorbeeld beschreven door Belbin.
De voordelen van een projectmatige aanpak
Door een adviesaanvraag of instemmingsverzoek op een projectmatige wijze aan te pakken weet je duidelijk wat de opdracht is en je weet wanneer het klaar moet zijn. De aanpak is gestructureerd, terwijl je wel flexibel bent in de samenstelling van de projectgroep. Het belangrijkste is dat er doelgericht naar een resultaat toegewerkt wordt en ieder zijn of haar aandeel heeft in het welslagen van het project.
En nu?
Dit weten is één; het voor elkaar krijgen is een ander ding. Dat vergt er mee aan de slag gaan. Uitproberen. Doen. Beginnersfoutjes maken. Bijsturen. Leren. En vooral: de gang er in houden. Het beste werkt het om tijdens een training er een goed begin mee te maken. Laten we daar nou veel ervaring mee hebben! Meer informatie? https://zpm.nl/contact/
