In crisistijden staan snelle besluitvorming en medezeggenschapsprocedures op gespannen voet met elkaar. Hoe zorg je ervoor dat (tijdelijke) besluiten niet worden tegengehouden door formaliteiten, zonder dat je als OR buitenspel wordt gezet. Dat vraagt om een andere manier van medezeggenschap in crisistijd.
Sinds de coronacrisis is uitgebroken lees ik in allerlei vakpublicaties dat ondernemingsraden en cliëntenraden om advies dan wel instemming gevraagd moet worden voor allerlei zaken. Puur juridisch is daar geen speld tussen te krijgen, bijvoorbeeld bij het stilleggen van het werk, het aanpassen van werktijden, verplichten tot thuiswerken en dergelijke. Tijdelijke maatregelen vallen overigens lang niet altijd onder het advies-, of het instemmingsrecht. In sommige berichten gaat men nog verder en wijst op de plicht van de werkgever om toe te zien op het arbo-proof zijn van thuiswerkplekken.
Persoonlijk heb ik daar wat moeite mee. Want in tijden van crisis moeten er in korte tijd diverse ingrijpende besluiten genomen worden. Enerzijds om het voortbestaan van de organisatie te waarborgen, anderzijds in het belang van de gezondheid van de medewerkers. Een grondig medezeggenschapsproces kan dat in de weg staan.
De huidige praktijk
In de meeste organisaties gaan directie en OR pragmatisch met de situatie om. De OR-leden hebben hun handen vol aan het reguliere werk en vaak mantelzorg of onderwijstaken voor kinderen die thuis zitten. Het OR-werk schiet er een beetje bij in. Scholing wordt uitgesteld. De OR krijgt vooral mededelingen op welke wijze regeringsmaatregelen in de organisatie worden toegepast, of welke maatregelen genomen zijn om de organisatie draaiende te houden. Niet zelden krijgt de voorzitter telefonisch deze mededelingen van de bestuurder.
De meeste besluiten vloeien voort uit van overheidswege opgelegde beperkingen. Hier en daar wordt (delen van) het werk gestopt. Dit gebeurt bij veel winkelbedrijven. Dat heeft natuurlijk stevige consequenties voor medewerkers, waardoor betrokkenheid van de OR op zijn plaats is. Het op formele gronden opeisen van adviesrecht lijkt gerechtvaardigd, maar of dit in deze situatie constructief is…
Een andere manier van medezeggenschap
Het kan ook anders, wanneer bestuurder en OR resp. CR elkaar wat gunnen. De cliëntenraad van het Meander Medisch Centrum in Amersfoort, waar ik voorzitter van ben, en de Raad van Bestuur hebben afspraken gemaakt over de medezeggenschap in deze crisistijd. In grote lijnen ziet dat er zo uit: er komen geen uitgewerkte adviesaanvragen over gewijzigd zorgbeleid en herinrichting van de kliniek, en de CR claimt die ook niet. Wel wordt de CR regelmatig (telefonisch) op de hoogte gehouden van ontwikkelingen, met onderbouwing van de maatregelen. Soortgelijke afspraken zijn ook met de OR gemaakt.
Het moge duidelijk zijn dat de ontwikkelingen ingrijpend zijn. Op het terrein van de CR: gewijzigd zorgbeleid, sluiting van poliklinieken, uitstel van behandelingen. Op het terrein van de OR: meer werk, ander werk, andere werving en selectie, stevige veiligheidsmaatregelen. Toegezegd is dat alle besluiten worden gelogd (vastgelegd) en daar achteraf verantwoording over wordt afgelegd. Medezeggenschap blijft belangrijk, maar in acute crisistijden niet in de gebruikelijke vorm.
Vertrouwen én garanties
Als medezeggenschapsprofessional zeg ik natuurlijk: formele medezeggenschap moet plaats vinden. Aan de andere kant moet in tijden van crisis ook doorgepakt kunnen worden. Bijvoorbeeld wanneer de organisatie snel moet reageren op richtlijnen van overheid, RIVM en GGD. Dat wil je als raad niet gaan vertragen.
Na de actuele crisisfase zal er een volgende fase komen: wanneer stabiliteit ontstaat, maatregelen verruimd worden, en werkzaamheden weer opgepakt kunnen gaan worden. Er komt dan vanzelf weer meer ruimte voor dialoog met de OR. Dan is er meer tijd voor het evalueren en bespreken van genomen maatregelen. Dat is de fase dat er meer ruimte is voor discussie met aandacht voor een goede balans tussen diverse maatregelen en de personele belangen.
Waar in het huidige stadium op te richten?
Tot zo ver het pleidooi om als medezeggenschap niet te veel ‘voor de voeten te lopen’. Wat kan er nu? Een paar tips.
- Natuurlijk kun je als OR kritisch zijn op ingrijpende maatregelen. Sta je als raad achter de gemaakte keuzes? Als er alternatieven mogelijk lijken, bespreek die dan. De bal ligt dan wel bij de OR: neem initiatief waar nodig.
- Communiceer duidelijk wat je van de bestuurder verwacht en waar hij naar de mening van de raad rekening mee dient te houden.
- Leg alle (al dan niet tijdelijke) genomen maatregelen vast in een log, zodat je het overzicht houdt en hier later op terug kan komen wanneer er meer stabiliteit is.
- Het is ook zinvol om aandacht te hebben voor de impact van de genomen maatregelen en of er helder wordt gecommuniceerd. Juist de OR kan zien hoe zaken in de organisatie spelen en gepercipieerd worden.
- In crisissituaties is het belangrijk dat ook de OR communiceert, zowel schriftelijk als mondeling. Heb oog voor verschillende doelgroepen. Gebruik verschillende middelen: via e-mail, het or-bulletin, intranet, prikborden. Juist direct betrokkenen waarderen speciale bulletins, of hen benaderen via uitvoerige mailberichten of per brief.
Auteur: Walter van der Ploeg, senior adviseur en trainer bij Zuidema Personeelsmanagement & Medezeggenschap
Snel schakelen en toch van toegevoegde waarde zijn in crisistijden? Het kan! Wil je er (meer) werk van maken? Vraag de adviseurs van ZPM om advies!
Photo by Edwin Hooper on Unsplash
