Instemmingsrecht OR bij cameratoezicht: wat is wel en niet wenselijk?
Het filmen van personeel is niet zomaar toegestaan. Zeker niet als het stiekem gebeurt. Cameratoezicht op de werkvloer en andere manieren van volgen van personeel mag alleen onder strikte voorwaarden, anders overtreedt de werkgever de privacywet: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarnaast heeft de bestuurder ook de instemming van de OR nodig.
Privacy van werknemers
Cameratoezicht maakt altijd inbreuk op de privacy van werknemers. Daarom is het de vraag of het cameratoezicht redelijk is in verhouding tot het beoogde doel. Kan de werkgever ook met minder ingrijpende middelen volstaan? De privacywet (de Algemene verordening gegevensbescherming – AVG) zegt daar wel een en ander over. Middelen moeten redelijk zijn; hoe meer ze ingrijpen in de persoonlijke levenssfeer van werknemers, hoe meer moeite een werkgever moet doen om andere middelen in te zetten. De OR kan (moet) daar dan ook kritisch op zijn.
Instemmingsrecht OR
Een besluit om cameratoezicht toe te passen moet eerst aan als voorgenomen besluit ter instemming aan de OR voorgelegd worden. Dit geldt bij structureel cameratoezicht invoeren of het bestaande beleid wijzigen, maar ook bij tijdelijke voornemens. Bijvoorbeeld bij verdenkingen van ongewenst gedrag, diefstal en dergelijke. Overigens moet dan duidelijk zijn dat er geen andere methode zijn om het doel te bereiken.
Voor de Wet op de ondernemingsraden (WOR) maakt het geen verschil of de camera’s of systemen daadwerkelijk ingezet worden of niet. Alleen al de mogelijkheid om gedrag of aanwezigheid van werknemers te monitoren of controleren geeft de verplichting om instemming aan de OR te vragen.
Denk overigens niet alleen aan cameratoezicht: ook elektronische toegangs- of meldsystemen, gps-trackers en boordcomputers in bedrijfsauto’s; denk ook aan het registreren van e-mailverkeer en/of internetgebruik, of monitoringssoftware die gedrag tijdens het (thuis)werken registreert. Dit zijn allemaal instemmingsplichtige personeelsvolgsystemen.
| De praktijk Capterra Nederland onderzocht in februari 2023 het gebruik van personeelsmonitoring software in het mkb in Nederland. 43% van de ondervraagde werknemers zegt dat hun werkgever op dit moment middelen gebruikt om medewerkers te monitoren, ten opzichte van 37% in november 2020. Meer dan de helft van (53%) van de werknemers die worden gemonitord door hun werkgever wil dit liever niet. Wat wordt het meest toegepast? – Het meten van de totale tijd die medewerkers besteden aan individuele taken (32%); – aanwezigheid, het controleren van de inlog- en uitlogtijd, actieve en inactieve tijd, aanwezigheid en ziektedagen (31%); – computeractiviteiten zoals internettoegang, urenregistratie en browsegedrag (23%). Over de grens Volgens onderzoek van vakbond CNV wordt een half miljoen mensen (vooral thuiswerkers) via software bespied. Dat neemt soms extreme vormen aan. Zo besloot Teleperformance, een bedrijf dat overal ter wereld callcenters opzet en beheert voor klanten, in 2021 werknemers voortaan via hun webcam te volgen. De gebruikte software kon onder andere zien of medewerkers wegliepen van hun plek, op hun telefoon keken of achter hun bureau een boterham aten. Andere bedrijven gebruiken software die op willekeurige momenten screenshots van het scherm van medewerkers maken en systemen die aan de hand van webcambeelden de stemming van werknemers meten. Een ander vergaand voorbeeld is het installeren van camera’s in algemene sanitaire ruimtes om te volgen hoe lang medewerkers het toilet bezoeken. Al deze voorbeelden laten zien dat men resp. de OR kritisch kan zijn of de gebruikte middelen redelijk zijn. |
Vooraf informeren
Is de werkgever van plan om grootschalig en/of systematisch persoonsgegevens te verwerken om activiteiten van werknemers te monitoren, of gaat het om een heimelijke controle, dan moet de OR om toestemming gevraagd worden. Vervolgens moeten de werknemers vooraf duidelijk geïnformeerd worden hierover. In ieder geval over het doel ervan, hoe lang dit duurt en de bewaartermijnen van de verzamelde gegevens. Dit zijn dan ook aandachtspunten voor de OR bij het al of niet instemmen.
Legitiem doel
Het ‘in de gaten houden’ van werknemers is niet verboden. Maar dat wil niet zeggen dat het zomaar mag. Ook als de OR instemt, dient een werkgever aan de AVG te voldoen. Er is een concreet zogeheten legitiem doel nodig om te mogen monitoren. Er moet een gerechtvaardigd belang zijn om werknemers te monitoren. Dit belang moet zwaarder wegen dan de inbreuk die daarmee wordt gemaakt op de rechten en belangen van de werknemers. Dit is een zware toets en de belangen en afwegingen dienen kenbaar en goed beargumenteerd te zijn. Er moet duidelijk gemaakt worden dat er geen andere minder ingrijpende methodes voorhanden zijn, waarmee hetzelfde doel kan worden bereikt.
Zo min mogelijk persoonsgegevens vastleggen
Let op: de AVG heeft als uitgangspunt zo min mogelijk persoonsgegevens te verwerken. Deze dienen zo beperkt mogelijk opgeslagen te worden en alleen toegankelijk te zijn voor wie dat noodzakelijk is. Dat betekent dat de beveiliging goed geregeld moet zijn. En dat geborgd is dat diegenen die toegang hebben tot de gegevens daar zorgvuldig en vertrouwelijk mee omgaan. Transparantie is een belangrijk uitgangspunt: de werknemers moeten weten dat en hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt en waarom.
Rol van de ondernemingsraad
Het is aan de OR om de monitoring te monitoren. Is er reeds sprake van, eventueel zonder instemming? Of zijn er voornemens om (een nieuwe vorm van) monitoring in te gaan voeren? Maak het bespreekbaar. Laat de bestuurder weten dat instemming van de ondernemingsraad noodzakelijk is bij dit soort voorgenomen besluiten. Wees niet alleen alert hierop, maar denk ook al na over wat je als OR wel en niet wenselijk vindt, of onder welke voorwaarden. Proactief voorbereid zijn loont!
