Hoewel je als OR in deze tijd niet te veel als vertragende factor wilt optreden bij zaken waarbij noodzakelijke beslissingen snel genomen moeten worden, kun je wel degelijk het verschil maken. Bijvoorbeeld door zelf initiatief te tonen als het gaat om de inrichting van werkplekken in de anderhalve regel maatschappij, aangepaste regelingen voor verlof, reiskosten en mobiliteit of de Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud (NOW).
Eerder sprak ik over enige terughoudendheid voor OR of CR om een formele rol op te eisen in de huidige corona-crisistijd. In een ander artikel hield ik een pleidooi om als medezeggenschap niet voor de voeten te lopen, maar wel kritisch te zijn bij ingrijpende maatregelen, initiatief te nemen waar nodig en vooral goed te communiceren, zowel met bestuurder als achterban.
Nu de eerste crisismaatregelen zijn genomen, wordt het tijd om als OR zaken op te pakken en zo nodig een kritische rol te vervullen. In principe kan de OR elk besluit kritisch tegen het licht houden, met of zonder adviesrecht; in dit artikel licht ik de volgende zaken uit:
- De inrichting van werkplekken bij de 1,5 meter-regel;
- Aangepaste regelingen op het gebied van reiskosten en mobiliteit;
- Maatregelen op het gebied van verlofdagen;
- De Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud (NOW) bij bedrijven die ook ontslag om economische redenen toepassen;
- Vergaderen en scholing binnen de richtlijnen.
De inrichting van werkplekken bij de 1,5 meter-regel
De RIVM-richtlijnen zijn helder: 1,5 meter afstand houden. Lukt dat op jouw werkplek? Bij veel werknemers lukt dat niet. Met name bij laagbetaalde (productie-) functies. Daardoor lopen zij het risico om op het werk besmet te raken met het coronavirus. Dit is niet acceptabel. Wat kan de OR doen?
Het begint bij het belichten van het probleem. Na herkenning door management en bestuur moet erkenning volgen. Dikwijls ligt de sleutel in het bijstellen van productienormen. De OR kan verder gaan en voorstellen doen. Kansrijk is een beeld vormen hoe werken volgens de 1,5 meter-norm er concreet uit ziet. Doe bijvoorbeeld zoals veel horecabedrijven: door letterlijk uit te meten hoe ruimtes in te richten met 1,5 meter tussenruimte, kun je zien hoe dat uitwerkt. En met plexiglaswanden kun je ook afgeschermde werkplekken creëren, zoals bij fietsenfabrikant Gazelle in Dieren. Een praktische blik met kennis van de praktijk op de werkvloer helpt!
Aangepaste regelingen op het gebied van reiskosten en mobiliteit
Een werkgever wil met spoed, soms binnen enkele dagen, maatregelen wil doorvoeren. Bijvoorbeeld stoppen met regelingen op het gebied van reiskosten en mobiliteit, of verlofdagen op laten nemen. Wat kun je als OR dan?
Let op: regelingen op het gebied van reiskosten en mobiliteit vallen niet onder het instemmingsrecht van de OR. Vaak zijn deze inhoudelijk geregeld in de CAO. Wel kan de OR zijn mening laten horen. In deze bijzondere tijden gaat het steeds om welk probleem er mee opgelost moet worden, en of er alternatieven zijn. Soms zijn belastingregels aanleiding om niet langer onbelast reiskosten te kunnen betalen, wanneer er niet meer gereisd wordt door werknemers. Wat de aanpassingen ook zijn, de werkgever zal de OR willen gebruiken om het draagvlak voor de besluiten uit te testen. De OR moet de noodzaak beoordelen en kan eventueel onderhandelen over aanpassing van de voornemens of over compensatie op een ander vlak.
Maatregelen op het gebied van verlofdagen
In veel bedrijven speelt de discussie van het opnemen van verlofdagen en vakantie. Aan de ene kant valt er weinig vakantie te genieten, maar aan de andere kant is er een belang voor de werkgever. Wat als de werknemers hun vakantie gaan opnemen als de overheidsmaatregelen versoepeld worden en er juist werk aan de winkel is?
Voor de OR is de vraag hoe de belangen af te wegen. Niet alleen verworven rechten, maar ook de continuïteit van het bedrijf. Becijferingen zijn van belang, om de voornemens goed tegen het licht te houden. Misschien valt er te onderhandelen, bijvoorbeeld over compensatie in een later stadium. Het gaat niet alleen over rechten en plichten, maar ook over geven en nemen, in het belang van werknemers en bedrijf. Ons advies is gedane zaken goed vast te leggen.
De Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud (NOW)
Sommige organisaties moeten pijnlijke maatregelen nemen. Wanneer veel van het werk wegvalt past werktijdverkorting. De regering heeft daar de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud (NOW) voor afgekondigd. De NOW-regeling is bedoeld voor werkgevers die als gevolg van het Corona-virus kampen met een substantieel omzetverlies (tenminste 20%). Zij kunnen bij het UWV een aanvraag indienen voor een tegemoetkoming in de loonkosten, en hiervoor een voorschot ontvangen.
Let op: wordt bij jouw organisatie tegelijkertijd ontslag om economische redenen toegepast, dan is dat niet de bedoeling. Hoe de overheid dit wil controleren is nog niet bekend, maar als OR kun je dat signaleren en je bezwaar kenbaar maken. Leg het schriftelijk vast.
Vergaderen en scholing binnen de richtlijnen
Diverse ondernemingsraden hebben behoefte om elkaar weer te zien. De meeste hebben al via online-meetings elkaar gesproken, of het DB elkaar in kleine kring. Waar bedrijven zoeken naar mogelijkheden om activiteiten weer op te starten doen OR-en dat ook. Onze klanten doen dat ook. Er zijn veel creatieve ideeën hoe dit vorm en inhoud te geven:
- Vergader als het kan online. Er zijn diverse systemen beschikbaar, zoals Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, groepschat via WhatsApp voor maximaal vier mensen tegelijk, of Apple FaceTime (tot 32 mensen als iedereen een iPhone heeft), Jitsi Meet, WebEx. Verdiep je ook in de privacy voorwaarden en security voordat je een tool aanbeveelt als OR.
- Zoek creatieve manieren om elkaar op 1,5 meter afstand te ontmoeten. Doorgaans is er een grotere ruimte nodig, maar het kan! Grotere groepen (meer dan 15 leden) moeten zich misschien opsplitsen.
- Zorg niet alleen voor 1,5 meter afstand, maar altijd ook voor hygiëne. Zowel bij de koffieautomaat als bij lunch. Denk ook aan minimaal dagelijkse schoonmaak van de ruimte. Met daarbij extra aandacht voor tafels en toetsenborden.
- Let op de spanningsboog bij online vergaderen en trainingen. Het blijkt dat 1 à 1,5 uur al heel wat is voor deelnemers, dus een dag lang achter elkaar door online is wat veel van het goede. Maar met afwisseling, af en toe een individuele opdracht en extra pauzes kan er wel weer het nodige.
- Training en advies kan ook in aangepaste vorm. Zowel online als face-to-face. De opzet van het programma en de werkvormen moeten misschien iets aangepast, maar iets is beter dan niets!
- Training mag vooralsnog niet in een gehuurde accommodatie buitenshuis, maar het kan vast wel in een eigen locatie. Ook hier geldt: 1,5 meter afstand en aandacht voor hygiëne. Overnachten zit er niet in, maar een meerdaags programma kan prima in losse dagen ingevuld. Desnoods met een korte tussenperiode.
Overige adviezen
- Wat de maatregelen ook zijn, vorm je als OR een beeld van de gemaakte keuzes en de mogelijke gevolgen daarvan. Leg vast wat er wanneer besloten wordt (logboek). Bespreek waar mogelijk alternatieven.
- Communiceer, communiceer, communiceer! Communiceer de visie van de OR duidelijk naar de bestuurder, communiceer met de achterban (zenden én ontvangen!) en heb aandacht voor de communicatie van de organisatie, zeker bij ingrijpende maatregelen.
Auteur: Walter van der Ploeg, senior adviseur en trainer bij Zuidema Personeelsmanagement & Medezeggenschap. Email: walter.vd.ploeg@zuidema.nl
Van toegevoegde waarde zijn in crisistijden? Het kan! Wil je er (meer) werk van maken? Vraag de adviseurs van ZPM om advies!
