Wat komt kijken bij het contact met de RvC/RvT?
Ondernemingsraden hebben een driehoeksrelatie met het bestuur van de organisatie. Allereerst met de bestuurder/directie, maar ook met de toezichthouders. Doorgaans zijn dat de Raad van Commissarissen (RvC) of de Raad van Toezicht (RvT). Wat komt daarbij kijken?
Drie hoofdrollen
De RvC/RvT heeft 3 hoofdrollen: een toezichthoudende, een werkgevers- en een adviseursrol. Bij al die rollen zijn er raakvlakken met de OR. Hoe kun je profiteren van een goede relatie in de driehoek?
Toezichthoudende rol
Bij de toezichthoudende rol zijn bijvoorbeeld wijziging van werkzaamheden, reorganisaties, investeringen, kredieten, en dergelijke voorbeelden van onderwerpen waar de RvC/RvT (hierna voor de leesbaarheid alleen RvC genoemd) vanuit zijn rol op moet toezien. Of de RvC die onderwerpen moet goedkeuren hangt af van de statuten van de organisatie zelf.
Tegelijkertijd vallen deze onderwerpen als voorgenomen besluiten onder het adviesrecht van de OR (artikel 25 WOR). De vraag is of eerst de RvC goedkeuring geeft (en het besluit feitelijk al genomen is) of dat eerst de adviesprocedure met de OR gevoerd wordt. Dit is primair een verantwoordelijkheid van de directie. De statuten van de organisatie geven hier mogelijk helderheid over. Dus OR: vraag die op! Om hier geen misverstand over te hebben is het goed om hier eens over te spreken. De artikel 24 vergadering is hier bij uitstek geschikt voor.
Werkgeversrol
Een andere rol is die van werkgever. De RvC heeft richting de directie/Raad van Bestuur (RvB) een werkgeversrol en gaat onder andere over benoeming en ontslag van de RvB. Voorgenomen besluiten hiertoe dienen ter advisering (artikel 30 WOR) aan de OR te worden voorgelegd. Let op: dat recht is vrij zwak. De OR kan niet in beroep tegen een besluit dat de OR niet zint.
Een ander aspect is het functioneren van de directie. Wellicht is de RvC geïnteresseerd in de input van de OR hierover. Dat kan de commissaris/RvC helpen een breder en meer uitgebalanceerd beeld te vormen van het functioneren van de directie.
Adviseursrol
De derde rol die de RvC vervult is die van adviseur. In (met name strategisch) overleg met de directie brengen de RvC-leden expertise, vaardigheden, netwerk en ervaring in. De adviseursrol gaat in principe over het groter geheel. Deze kijkt vanuit een helikopterview en is vaak strategisch van aard. De statuten van de organisatie geven mogelijk meer beeld waarover die adviseursrol gaat en hoe dat in zijn werk gaat.
Aandachtspunten voor de OR
Wederzijdse informatie-uitwisseling tussen OR en RvC kan nuttig zijn, zowel formeel als informeel. Beide kijken ze vanuit een andere invalshoek en beschikken ze over andere informatie. Het gedeelde belang is het goed functioneren van de onderneming.
Waar kan het overleg zoal over gaan?
- Denk in eerste instantie aan adviesplichtige besluiten op het terrein van bijv. reorganisaties, investeringen, kredieten, wijziging van werkzaamheden. De vraag is alleen hóé actief de RvC betrokken is: op de hoogte, of meer betrokken bij besluitvorming zelf? Ook al moet de RvC niet ‘op de stoel van de bestuurder gaan zitten’ en ‘geen bemoeienis hebben met de operatie’, toch geldt voor hen de actieve ‘haalplicht’ van informatie.
- Vergeet de uit de WOR voortvloeiende contactmomenten niet. Er is verschijnplicht voor de commissarissen bij het algemene gang van zaken-overleg (het artikel 24 overleg). Dit dient tenminste tweemaal per jaar in een overlegvergadering plaats te vinden (in een volgend artikel krijg je meer tips voor het artikel 24 overleg).
- De aanwezigheid van commissarissen is in principe ook verplicht bij overlegvergaderingen over adviesplichtige besluiten. In principe, want de WOR biedt de ruimte aan de OR om de RvC van deze verplichting te ontheffen.
Hoe contact op gang brengen?
Een goed en vertrouwd contact heb je niet zomaar. Dus investeer in die relatie. Enkele tips:
- Wijzigingen in de samenstelling van de RvC (of van de OR!) kunnen een goede aanleiding voor om een (hernieuwde) kennismaking.
- Initieer een regulier periodiek overleg tussen de RvC en de OR. Bespreek dan actuele zaken en relevante ontwikkelingen van de onderneming. Je kunt dit koppelen aan het halfjaarlijkse algemene gang van zaken-overleg (artikel 24). Maar zorg dat je daarnaast, ook zonder aanwezigheid van de bestuurder, vrijuit kunt spreken.
- Sta open voor ad hoc overleg tussen de RvC en de OR. Bijvoorbeeld via de voorzitter.
- Maak heldere afspraken over de manier waarop de bestuurder, de RvC en de OR onderling contact hebben. Zo maak je de verwachtingen binnen de driehoek tussen de RvB, de RvC en de OR voldoende duidelijk. Neem zo nodig initiatief hiertoe!
- Gaat het moeizaam? Download de handreiking van de SER ‘Vestigen en verstevigen van de relatie tussen RvC en OR’, en maak er een agendapunt van!
- De trainers en adviseurs van ZPM begeleiden regelmatig gesprekken met de bestuurder of in de driehoek bestuurder, RvC/RvT en OR. Vraag ons gerust om suggesties!
