Projectmatig werken met participanten

Het verhaal van OR Zorggroep Almere: op weg naar projectmatig werken met participanten

Dit is een parallel verhaal van de ontwikkeling en transformatie van een OR en de begeleiding daarbij door een externe adviseur. In het kort: de OR ontwikkelde zich van een grote OR met diverse OC’s naar een (iets) kleinere OR, die grotere onderwerpen projectmatig, en met inzet van participanten, is gaan afhandelen. Hierbij wordt de OR permanent ondersteund vanuit de eigen organisatie.

Maar dit ging niet van vandaag op morgen! Dit was een proces dat van voorbereiding tot implementatie enkele jaren geduurd heeft. Met succes: de werkwijze werkt.

Tijdens de OR-Live beurs op 12 oktober jl. presenteerde Walter van der Ploeg samen met vertegenwoordigers van de OR van Zorggroep Almere ins en outs van de transitie van de OR. Na een eerste enthousiaste post kun je nu alles lezen over het gehele project!

‘Het is een proces’

Het is goed om je te realiseren dat een dergelijke transitie tijd kost. Van het maken van een goede analyse, het afwegen van alternatieven, het betrekken van diverse belanghebbenden, het ‘de neuzen dezelfde kant op krijgen’, onderhandelen met de bestuurder over condities, communicatie met de achterban, het organiseren van verkiezingen, tot het instellen van de nieuwe OR. En dan heb je alleen nog maar een structuur en een werkwijze op papier! Want de nieuwe OR moest zich ‘zetten’, met training de weg gewezen worden, zijn eigen weg vinden, evalueren, leren en verder ontwikkelen. Eerlijk gezegd duurde het in totaal bijna 4 jaar: 2 jaar voor de structuur en 2 jaar voor het vinden van de nieuwe weg.

Het begin

De OR van Zorggroep Almere zoekt al langer naar mogelijkheden voor invulling van decentrale medezeggenschap. Aanleiding is de aard van de organisatie: een groot personeelsbestand met meer dan 2000 medewerkers; veel locaties, verspreid over de stad; veel verschillende werksoorten, waarbij een aantal disciplines een eigen overlegstructuur heeft.

Door de jaren heen is er geëxperimenteerd met diverse vormen en structuren. Zowel gedelegeerde medezeggenschap met (onderdeel-)commissies via geografische ordening als die via discipline-ordening hebben de revue gepasseerd; daarnaast ook commissies, werkgroepen of portefeuillehouders binnen de OR. De matrixstructuur van de Zorggroep, met aan de ene kant ordening per locatie en aan de andere kant ordening per werksoort of discipline, maakt dat er niet één meest logische medezeggenschapstructuur voor de hand ligt.

Tijdens een scholing worden diverse mogelijkheden verkend, maar daarna valt het stil. Voorafgaand aan een volgende scholing schrijft de trainer/adviseur een notitie voor de OR, als aanjager om het project weer op te pakken. Het is duidelijk dat het complexe materie betreft; ook de termijnen om de reglementen ruim voor de eerstvolgende verkiezingen te wijzigen spelen een rol.

Project ‘op weg naar een vorm van decentrale medezeggenschap’

Een nieuwe invulling van de medezeggenschap gaat niet alleen om keuzes van structuren. Ook betrokkenheid van directie en management is nodig voor dit project van sociale innovatie: medewerkers betrekken bij beleidsvoering, gebruik maken van ideeën van de werkvloer om de organisatie te verbeteren. Alleen wanneer de organisatie hier aan toe is, past een andere vorm van medezeggenschap en participatie.

Belangrijke voorwaarden

Vooraf is een aantal belangrijke voorwaarden benoemd, zoals (een selectie):

  • Richt een OR-werk-/projectgroep op.
  • Kies een projectleider: een OR-lid of iemand anders (eventueel een extern begeleider zoals in deze casus).
  • Stem tijdig af met de bestuurder, als verantwoordelijke voor het instellen van de juiste (meest passende) medezeggenschapstructuur, en check tijdig of de bestuurder wel een aanpassing van de huidige medezeggenschapstructuur structuur wil.
  • Betrek naast de directie ook management en andere vertegenwoordigers en bij de planvorming.
  • Zorg voor facilitering: tijd en budget. Wellicht zijn een of meer studiedagen / sessies nodig om tot planvorming te komen. Denk ook aan werkbezoeken, externe ondersteuning.
  • Maak tijdig een communicatieplan. Werving van geschikte kandidaten moet tijdig gebeuren, en niet pas op de formele datum van bekendmaking van verkiezingen. Zeker bij een nieuwe manier van werken.
  • De  medezeggenschapstructuur is lastig te vinden. Het is de kunst om een bij de cultuur van de organisatie passende vorm te vinden. Standaarden en sjablonen zullen niet helpen. Dat vergt het vermogen om diverse mogelijkheden te verkennen, voor- en nadelen af te wegen en uiteindelijk toch tot een besluit te komen. Dat vergt geduld en uithoudingsvermogen.
  • Zie ook ‘Succesfactoren bij vernieuwing van medezeggenschap’, een artikel op ORnet.nl naar aanleiding van een evaluatieonderzoek naar experimenten in vernieuwing van medezeggenschap.

Projectgroep aan de slag

Een van de eerste taken van de projectgroep was niet om inhoudelijk te gaan discussiëren over de best passende medezeggenschapstructuur, maar om een stappenplan of projectplan op te stellen.

Het gaat te ver om verslag te doen van allerlei vervolgstappen en besprekingen, maar hier een overzicht van de belangrijkste:

  • Al snel gaat de discussie over MZ-structuren, zoals een OR met al dan niet OC’s. Toch gaat medezeggenschap en participatie ook over de wijze waarop het management de medewerkers betrekt bij beleidsvoering. Maakt men gebruik van ideeën van de werkvloer om de organisatie te verbeteren? Hoe meer dit geborgd is, hoe minder formele decentrale medezeggenschap hoeft te worden ingesteld. Dit gaat dus ook over organisatiecultuur. De MZ-structuur moet daar bij passen.
  • Oriënteer je op mogelijkheden. Steek je licht ook elders op. In deze casus hebben er enkele werkbezoeken plaats gevonden.
  • Op enig moment wordt het tijd om richting te bepalen. Blijf niet hangen in eindeloos alternatieven opsommen of dé perfecte oplossing te vinden. Waar wil je naartoe? Kom met richtinggevende voorstellen en stem dit met de OR af.
  • Steun van directie en MR is niet alleen nodig voor het eindvoorstel. Verkrijg ook ‘onderweg’ draagvlak voor de weg die je in wilt slaan. Een workshop of iets dergelijks voor het MT kan nuttig zijn, niet alleen tijdens het project maar ook na de installatie van de nieuw gekozen raad.

Werken met participanten in de praktijk

  • Om participanten te werven is een campagne noodzakelijk. Collega’s die zich af en toe voor de OR in willen zetten: input leveren en meedenken over deelthema’s. Denk bijvoorbeeld aan locatie- of beleidsthema’s zoals Arbo, HR-regelingen e.d. Voor participanten geldt geen verkiezing; ook geen zittingstermijn. OR-leden en bij voorkeur ook management gaan actief op zoek naar collega’s die op deelthema’s mee willen denken of ‘handjes’ voor de OR willen zijn.
  • Faciliteiten zijn en blijven belangrijk. Niet alleen tijdens het project, maar ook in de nieuwe structuur na de verkiezingen. In deze casus ging het om interne projectbegeleiding en externe begeleiding en advies tijdens het project; na de verkiezingen een eigen (parttime) adviseur, op afroep extra projectbegeleiding en training voor de nieuwe OR. De eigen adviseur is een permanente functie. Deze biedt, naast de reeds bestaande (parttime) ambtelijk secretaris, extra kwalitatieve ondersteuning op het vlak van projectmanagement en coördinatie.
  • De adviseur en projectondersteuner helpen bij het op koers houden van de OR. Niet alleen bij alledaagse coördinatie, maar ook bij periodieke evaluatie. Er is een in ‘verbetermonitor’ opgesteld.
  • In de verbetermonitor worden mogelijke risico’s voorkomen met behulp van een risico-inventarisatie. Daarnaast hebben de leden in het kader van eigen ontwikkeling persoonlijke leerdoelen opgesteld en met elkaar gedeeld. Zo nodig worden leden ondersteund door coaching en training.
  • In eerste opzet was het de bedoeling om een ‘kaartenbak’ met participanten op te bouwen. Na een algemene oproep hebben hier zich nagenoeg geen collega’s voor gemeld. Na oproep m.b.t. een specifiek onderwerp/adviesaanvraag bleek het animo wél groot. Een belangrijke tip dus om specifiek te werven, liefst persoonlijk.

Complicatie door de COVID-19 pandemie

Kort na de verkiezingen brak de COVID-19 pandemie uit. Hierdoor is meermaals een geplande workshop, waarin de OR de ins- en outs van de nieuwe werkwijze had willen doornemen en afstemmen, uitgesteld. Vergaderingen vonden meer online plaats, contact met de achterban en participanten werd moeilijker. Toch is het gelukt om – zij het langzamer dan gewenst – de nieuwe werkwijze eigen te maken. De actieve ondersteuning van de eigen adviseur en de projectondersteuner hebben geholpen bij het op koers houden van de OR.

Scholing na de verkiezingen

  • De leden van de nieuwe OR moeten naast reguliere thema’s (kennis van de WOR, inzicht, vaardigheden en teamontwikkeling) ook geschoold worden op het ontwikkelen van projectmanagement-vaardigheden. Niet alleen tijdens een starttraining, maar juist ook later in de zittingsperiode. En naast projectmanagement-vaardigheden ook vaardigheden in het voeren van gesprekken met participantengroepen, die voor sommige leden spannend bleken te zijn.
  • Bij evaluatie bleken training en coaching on-the-job te hebben bijgedragen aan de ontwikkeling van de nieuwe werkwijze. Dat gold ook voor het bepalen van een eigen ‘kleur’ (missie-visie) en de samenwerking tussen de leden en binnen de commissies. 

Conclusie

De werkwijze werkt. Zoals het vooraf uitgedacht en beschreven was krijgt het in de praktijk haar vorm. De OR is op de goede weg om het beoogde doel te bereiken. OR-leden incl. dagelijks bestuur, de ambtelijk secretaris en de adviseur werken samen vanuit vertrouwen verder aan de uitwerking van de nieuwe structuur. Er zijn nog steeds belangrijke stappen te zetten om het geheel blijvend te laten functioneren zoals het bedoeld is. Dat is nooit klaar en zo hoort het in een team dat continu verbetert. Onthoud: de structuur is een uitgangspunt, maar je gedrag hoe je er invulling aan geeft is nog belangrijker!

Meer weten over projectmatig werken met participanten? Of hoe wij de OR van Zorggroep Almere hebben begeleid bij dit project? Mail naar waltervdploeg@zpm.nl


Wij zijn experts in besluitvorming

Wij helpen je écht invloedrijk te zijn

Aandacht voor belangen

Goed gevoel voor de praktijk