Communicatie met de achterban? 10 tips.
We weten het allemaal: communiceren met de achterban is nodig voor de OR. Het levert informatie op en de OR wordt representatiever.
Maar: vindt jouw OR het ook zo lastig om de achterban te bereiken? Lees deze tips en pas er minimaal 1 toe. En sla mijn vraag aan het einde niet over!
Heb jij met jouw OR grip op de communicatie?
Op een gestuurde nieuwsbrief krijg je soms weinig respons. Daarom dit uitgangspunt: verplaats je bij de communicatie van de OR eens in de achterban, ofwel je collega’s. Dan zie je meer aanknopingspunten om met hen in contact te komen! Eigenlijk is dit al tip nummer 1. Gebruik de volgende 10 tips om goed in contact te komen met je achterban.
- Bedenk wat je van de achterban wilt. Wil je ze informeren, raadplegen, verantwoording afleggen, jezelf promoten of steun verkrijgen? Op basis van het doel kun je een communicatiemiddel kiezen. Want elk doel vergt eigen communicatiemiddel. Als je ze wilt informeren dan is een nieuwsbrief een goed middel. Maar als je steun wilt, dan kun je beter een enquête uitzetten of een bijeenkomst houden.
- Stel per onderwerp vast wiens belangen je behartigt. Onthoud dat mensen pas echt geïnteresseerd zijn op het moment dat een onderwerp speelt dat hen persoonlijk raakt.
- Maak voor het communiceren met de achterban eerst een achterbananalyse. Welke doelgroepen zijn er in de organisatie? Kijk onder andere naar leeftijden, soort dienstverband, functies, afdelingen en vestigingen. Houd hier rekening mee om gerichter te communiceren. De seniorenregeling bijvoorbeeld is niet voor iedereen interessant. Zie ook tip 1: communiceer gericht!
- Verplaats je in de achterban: wat is interessant en wat niet? Communiceer niet zomaar dat je op cursus bent geweest, maar vooral ook wat het oplevert voor bedrijf en achterban. Want de cursus is op zichzelf voor de leden wel, maar voor de achterban niet interessant. Daarom: communiceer concrete resultaten.
- Gebruik geen vakjargon in je communicatie. Een ‘artikel 25-procedure’ of een ‘artikel 24-overleg’ zegt mensen buiten de medezeggenschap meestal niets. Dat geldt ook voor abstracte/gecompliceerde, door de bestuurder aangedragen zaken. ‘Vertaal’ deze eventueel in Jip-en-Janneke taal.
- Check voordat je informatie deelt met je achterban, of deze vertrouwelijk of geheim is. Overigens: laat de bestuurder niet bepalen wat je wel en niet moet communiceren. De OR is een zelfstandig orgaan en kan zelf kiezen wat hij communiceert. Wanneer de bestuurder zelf, of via een PR-functionaris, wil checken of de informatie wel feitelijk klopt (bijv. ter voorkoming van onrust), dan is dat niet erg. Zolang de OR niet beperkt wordt om te kunnen communiceren. Dus: is het geheim: communiceer niet; zo nee, kies je eigen weg.
- Zorg dat je de steun hebt van de bestuurder om te kúnnen communiceren. Deze kan zorgen voor voldoende faciliteiten en middelen. Vraag toegang tot de interne bedrijfsmedia.
- Communiceer op een manier die het beste bij je doelgroep past. Het ophangen van een poster is effectief voor mensen die op de werkplek komen. Gaat er veel via mail of intranet? Check of dat voor iedereen goed werkt. Een publicatiebord in de buurt van de koffieautomaat blijkt nog steeds prima te voldoen. Collega’s die niet op vaste plekken werken moet je op een andere manier bereiken. Zeker als ze veel online werken. Gebruik dan de meest gebruikte en passende bedrijfsmedia.
- Geef niet op. Voor het bereiken van je achterban heb je een lange adem nodig. Reclamemakers op radio en televisie herhalen hun boodschap. Doe dat zelf ook. Stuur een e-mail of nieuwsbrief gerust twee keer!
- Heb zelf realistische verwachtingen. Bij een achterbanbijeenkomst loopt het niet zomaar storm. Vraag je af of je zelf zou gaan. Aan de andere kant: hou vol, en laat je niet uit het veld slaan!
Vraag
Welke tips heb jij? Wat werkt goed bij jouw ondernemingsraad? Wij horen ze graag!
Tijdens vele trainingen helpen we ondernemingsraden de best toepasbare manier van communiceren te kiezen. Vraag ons hoe dat werkt. En waarom het maatwerk is!
